De sociale verkiezingen van 2020 zijn de eerste sinds de invoering van de Europese privacywet. Dat brengt nieuwe verplichtingen met zich mee die we hier verwerken in een handige checklist!

Met het oog op de sociale verkiezingen binnen een onderneming vraagt een vakorganisatie bij de onderneming de personeelslijst op. Mag dit?

De werkgever beschikt over de persoonsgegevens van het personeel voor het doeleinde personeelsbeheer en loonadministratie. De werkgever mag bijgevolg de persoonsgegevens van het personeel aan de vakorganisaties enkel doorgeven indien elke individuele werknemer hiertoe zijn voorafgaande ondubbelzinnige en geïnformeerde toestemming heeft gegeven. Geïnformeerd betekent dat de werkgever - vooraleer de toestemming van de werknemer in te winnen - informatie moet verstrekken over deze verwerking. Zo moet hij aan de werknemer de naam en het adres meedelen van de verantwoordelijke (hier de vakorganisatie) aan wie zijn gegevens worden meegedeeld. Ook moet hij de werknemer op de hoogte brengen van het doel van de doorgifte (hier de verzending van propaganda in het kader van sociale verkiezingen), ...

Het spreekt voor zich dat de gegevens van werknemers die geweigerd hebben toestemming te geven, niet mogen worden doorgegeven.

Mag de (voorlopige) kiezerslijst geraadpleegd worden door de vakorganisaties?

De kiezerslijst kan in theorie gebruikt worden om de eigen leden te identificeren, deze is (verplicht) opgesteld en wordt op het ogenblik van aanplakken van het officiele bericht ter beschikking gesteld op de werkvloer of digitaal als de werknemers tijdens de normale werkuren hier toegang tot hebben.

Als er geen ondernemingsraad is, moet dit meegedeeld worden aan de vakbondsafvaardiging. Enkel als er geen ondernemingsraad is en een vakbondsafvaardiging die niet alle representatieve werknemersorganisaties vertegenwoordigt, wordt dit overgemaakt aan de representatieve werkgeversorganisaties via een van de onderstaande manieren:

• de webapplicatie Sociale Verkiezingen van de FOD WASO;
• per post aan de vier federale hoofdzetels van de vakorganisaties.

Mag de kiezerslijst gebruikt worden voor het verspreiden van propaganda?

Het gebruik van de kiezerslijst is, vergelijkbaar met de openbare verkiezingen, expliciet beperkt tot de periode van de terbeschikkingstelling van de lijst en de verkiezingsdatum, en alleen voor verkiezingsdoeleinden.

Het verwerken van gewone persoonsgegevens voor verkiezingspropaganda is in bepaalde gevallen wel toegelaten, ook als de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene ontbreekt of als de verantwoordelijke voor de verwerking kan aantonen dat er een gerechtvaardigd belang is bij de verwerking. Dat belang moet opwegen tegen het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene.

Net zoals bij de burgerverkiezingen een gerechtvaardigd belang kan ingeroepen worden om de burgers politieke propaganda te versturen, kan dit bij sociale verkiezingen voor vakbondspropaganda ingeroepen worden voor de effectieve leden van de vakcentrale.

Echter dient de bestemmeling van de propaganda wel bezwaar te kunnen maken tegen dergelijk gebruik bij elke volgende boodschap.

Vakbonden kunnen uit het ledenbestand eigen lijsten van leden trekken per werkgever (private en/of bedrijfsgegevens) met contactgegevens (fysieke adressen en/of e-mailadressen). Die lijsten kunnen gebruikt worden voor het versturen van propaganda met als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang. Hiermee heeft de vakbond natuurlijk geen gegevens van de andere werknemers die al dan niet aangesloten zijn bij een van de andere vakbonden binnen het bedrijf.

Mogen de persoonsgegevens vermeld op de kiezerslijst als basis gebruikt worden en mogen deze gegevens door de representatieve werknemersorganisaties verder verrijkt worden met contactgegevens door de e-mailadressen te genereren aan de hand van enerzijds publieke informatie en anderzijds logische deductie of gegevens uit het ledenbestand om deze te gebruiken voor propagandadoeleinden?

Ja en neen:

• Ja, de lijst mag gebruikt worden om de leden van de vakbond te identificeren door deze in het eigen ledenbestand op te zoeken en deze te gebruiken om enerzijds kandidaten te zoeken en anderzijds propaganda naar deze leden op te sturen.
• Neen, binnen hetzelfde bedrijf mogen niet zomaar alle werknemers gecontacteerd worden door de vakbond op deze manier. De vakbond mag niet zomaar bedrijfscontactgegevens gebruiken van niet-leden en dus de lijst verrijken met de contactgegevens van de niet-leden met het doel het opsturen van propaganda. Hiervoor heeft de vakbond de expliciete toestemming van deze werknemers nodig aangezien ze geen lid zijn.
  
  Anderzijds is het niet aan te raden om hiervoor zonder goedkeuring van de werkgever de bedrijfscommunicatie te gebruiken tenzij de werkgever dit zelf goedkeurt en de expliciete toestemming heeft van de werknemers. Dit laatste kan door de werkgever bekomen worden door (éénmalig) een interne e-mail/boodschap rond te sturen of een lijst aan te leggen om deze toestemming te bekomen. De werknemer dient vervolgens zelf te communiceren naar de desbetreffende vakbond en niet naar de werkgever. Als de werkgever zelf beslist om de propaganda te verspreiden, kan dit (eenmalig) gedaan worden d.m.v. een communicatie waarin alle propaganda van de verschillende vakcentrales opgenomen is.

Op die manier worden alle vakbonden gelijk behandeld en krijgen alle werknemers ook de mogelijkheid om contact op te nemen als ze meer informatie wensen.

Zo ja, mogen dan enkel bedrijfsgegevens (bedrijfse-mailadressen) daarvoor gebruikt worden? Wat met werknemers die geen bedrijfscontactgegevens hebben: mogen private gegevens gebruikt worden? Hoe mogen/kunnen die gegevens bekomen worden?

De vakcentrales hebben alle contactgegevens van de leden binnen het bedrijf en kunnen het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond inroepen voor het verspreiden van propaganda naar de eigen leden gebruikmakend van de contactgegevens in hun ledenbestand of het nu bedrijfsgegevens of private gegevens zijn.

Kan een lid/kiezer zich verzetten tegen dergelijk gebruik om gespaard te blijven van gericht propagandadrukwerk tijdens de kiescampagne?

Ja, als de kiezer niet langer propaganda wenst te ontvangen, kan hij na een eerste maal propaganda gekregen te hebben, bezwaar maken tegen dergelijk gebruik bij elke volgende propagandaboodschap voor de verkiezingen.

Het lid moet dus de mogelijkheid hebben te melden dat zij/hij wenst te worden verwijderd van de lijst. De vakcentrale is verplicht hier gehoor aan te geven.

Mag een kandidaat voor de verkiezingen alle collega’s binnen zijn bedrijf (zowel leden als niet-leden van de vakorganisatie die hem voordraagt) contacteren en propaganda opsturen via bedrijfscommunicatiemiddelen?

Neen, het is de federale vereniging die verantwoordelijk is voor de organisatie van de sociale verkiezingen binnen hun domein, waarbij de vakcentrales volmacht hebben om dit binnen hun eigen afdeling te organiseren en dus hun kandidaten op de lijst naar voor brengen. Als een kandidaat of een delegee propaganda uitstuurt, wordt de kandidaat op het moment van het uitsturen als lid en vertegenwoordiger van de vakbond aanzien.

Het is dus de vakbond die propaganda uitstuurt en kan dus niet zomaar de communicatiemiddelen gebruiken van de werkgever waar de verkiezingen doorgaan.

De werknemer, die tevens kandidaat is, heeft toegang tot de bedrijfscommunicatiemiddelen voor een specifiek doel, namelijk het vervullen van zijn jobinhoud. In zijn functie als vakbondslid en verkiezingskandidaat is zijn engagement geen onderdeel van zijn jobinhoud en mag hij dus geen gebruik maken van deze communicatiemiddelen tenzij hij de toestemming heeft van zijn werkgever.

Welke andere methodes kunnen de vakcentrales gebruiken om ook de niet-leden te bereiken?
 
Alle propaganda kan op de werkvloer op een centrale plaats ter beschikking gesteld worden zodat de werknemers deze zelf kunnen vinden/nemen. Het kan natuurlijk gebeuren dat de werkgever dit niet toestaat of dat werknemers gewoonweg niet op de werkvloer komen zoals werknemers die constant op verplaatsing zijn.

Als de werkgever dit niet toestaat, kan de propaganda aan de ingang van het bedrijf verspreid worden.

Bij het verspreiden van propaganda naar de leden binnen het bedrijf kan ook ineens gevraagd worden of ze dit verder willen/kunnen verspreiden naar collega’s/vrienden/geïnteresseerden binnen het bedrijf.

Vakbondsvertegenwoordigers hebben zelf ook mailinglijsten van leden en niet-leden die op de hoogte willen worden gehouden van de vakbondswerking. Die lijsten kunnen natuurlijk ook gebruikt worden om de niet-leden in deze lijst te bereiken voor propagandadoeleinden.

Om de lijst te vervolledigen, kan ook een oproep/event gedaan/georganiseerd worden voor de verkiezingen om de werking van de vakbond uit te leggen binnen het bedrijf en hieraan gelinkt de mogelijkheid te bieden opgenomen te worden in de contactlijst om op de hoogte gehouden te worden.

Best case-scenario: de werkgever verspreidt intern alle propaganda van alle vakcentrales (eenmalig) naar alle werknemers of geeft de mogelijkheid om alle propaganda op de werkvloer ter beschikking te stellen.

En wat met artikel 23 van de cao nr. 5? Kan dit artikel gebruikt worden als grondslag om toch elke werknemer binnen de onderneming te contacteren?

Artikel 23 van cao nr. 5 is dermate ruim omschreven aangezien het om een kadercao gaat. Het artikel impliceert dat syndicale mededelingen met betrekking tot sociale verkiezingen mogelijk zijn. Cao nr. 5 is niet algemeen bindend verklaard en dus dient het principe van artikel 23 herhaald te worden in sectorale cao’s om juridisch technisch correct te zijn.

Als dit het geval is, kan dit als kapstok gebruikt worden om mee aan de slag te gaan. Het is zeker aan te bevelen daaromtrent met de directie duidelijke afspraken te maken. Het kan zelfs opgenomen worden in het huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad of het comité waarin expliciet vermeld staat dat de directie erkent dat vakbonden syndicale propaganda mogen verspreiden en op welke manier.

Als dat niet lukt (bv. omdat de directie geen afspraken wil maken), dan is het een goed idee om - vooraleer de werknemers de werkdag aanvatten - aan de ingang van het bedrijf de propaganda uit te delen. Men kan dan best voorafgaandelijk aan de directie melden dat dit op de planning staat. Het voornaamste is dat de werking van de onderneming niet wordt verstoord en er afspraken worden rond gemaakt op bedrijfsniveau.

Het Belgisch recht zegt daaromtrent niets, maar het is evident dat men de werknemers niet mag storen tijdens hun werkzaamheden (maar dus wel bv. vóór of na de werkdag, tijdens de middagpauze). Het moet ook best kort en eenvoudig gebeuren.

Zullen de vakcentrales alle werknemers binnen het bedrijf kunnen bereiken?

Waarschijnlijk niet. Het zal er dus op aankomen goede afspraken te maken met de werkgever en de toestemming te krijgen van zo veel mogelijk werknemers. De kandidaten/vakorganisaties kunnen ook proberen hun collega’s/leden in te schakelen en te vragen om het door te vertellen aan vrienden/collega’s.

Hoe kunnen vakorganisaties kandidaten zoeken en contacteren voor de verkiezingen?

Indien er al een ondernemingsraad, comité of vakbondsafvaardiging is, dan zijn de leden gekend en kunnen zij gemakkelijk gecontacteerd worden. Indien er nog geen raad, comité of vakbondsafvaardiging is waarin alle vakorganisaties vertegenwoordigd zijn, en de verkiezingen voor een eerste keer worden gehouden, dan kan de voorlopige kiezerslijst geraadpleegd worden.

Men kan de lijst vergelijken met de leden in de database en de eigen leden identificeren. De leden mogen gecontacteerd worden met de vraag zich kandidaat te willen stellen waarbij de rechtsgrond het gerechtvaardigd belang betreft.