Eenmaal de kandidatenlijsten zijn ingediend kan worden overgegaan tot de samenstelling van de stembureaus. Ten laatste op X+40 (tussen 20 maart en 2 april 2016) moet de voorzitter van elk stembureau worden aangeduid, alsook zijn plaatsvervanger. Het is de OR of het CPBW die de voorzitter aanduidt. Indien deze organen niet bestaan wordt de voorzitter aangeduid door de werkgever in akkoord met de vakbondsafvaardiging of de betrokken vakorganisaties. De voorzitter is een personeelslid van de onderneming en mag geen kandidaat zijn.

De taken van de voorzitter zijn onder meer:

- Zorgen voor een goed verloop van de kiesverrichtingen
- Orde handhaven
- Bijhouden van de stembussen
- Opstellen en versturen van het proces verbaal

Tegen X+54 (tussen 3 en 16 april 2016) moet elke voorzitter ook een secretaris aanduiden (+ plaatsvervanger). Ook de secretaris mag geen kandidaat zijn.

De taken van de secretaris zijn:

- Ondersteuning voorzitter
- Administratieve ondersteuning
- Controle kiezerslijsten

Op hetzelfde moment worden ook 4 bijzitters (+ plaatsvervangers) aangeduid per stembureau. Dit gebeurt door de OR of het CPBW. Zij mogen eveneens geen kandidaat zijn.

De taken van de bijzitters zijn:

- Kiezerslijsten aanstippen
- Identiteitskaart en oproepingsbrief aannemen
- Stembiljetten en oproepingsbrief afstempelen
- Kiesbrieven vouwen
- Telverrichtingen

Uiterlijk op X+60 (tussen 9 en 22 april 2016) wordt de samenstelling van de verschillende stembureaus aangeplakt in de onderneming.